Eigene E-Mail-Adresse mit eigener Domain einrichten
Auf der Visitenkarte steht ein Freemail-Konto mit einer Zahlenreihe dahinter. Das funktioniert, wirkt aber nicht so, als stünde ein Betrieb dahinter. Und wenn Sie den Anbieter wechseln oder das Konto verloren geht, ist die Adresse weg, die alle Ihre Kunden kennen. Eine eigene E-Mail-Adresse mit Ihrer Domain löst beide Probleme. Einrichten lässt sie sich an einem Abend, auf Laptop und Handy.
Für Eilige: Haben Sie schon eine Domain und einen Webhosting-Tarif, ist Ihre eigene E-Mail-Adresse drei Handgriffe entfernt. Legen Sie im Kundenmenü ein Postfach an. Geben Sie auf dem Handy oder im Mailprogramm die neue Adresse und das Passwort ein, und wählen Sie bei der Frage nach der Art des Kontos „IMAP“. Schicken Sie zum Schluss von einem anderen Konto eine Testmail. Alles Weitere auf dieser Seite erklärt, warum das so funktioniert und was Sie tun, wenn etwas hakt. Lohnend ist vor allem der Abschnitt zum Spam: Fehlen dort die drei Einträge, erreichen Ihre Angebote und Rechnungen den Kunden womöglich nie.
Was eine eigene E-Mail-Adresse ausmacht
Eine Adresse wie info@baeckerei-schmidt.de besteht aus zwei Teilen. Vor dem @ steht der Name des Postfachs, den Sie frei wählen. Dahinter steht Ihre Domain. Solange Sie die Domain behalten, gehört Ihnen auch jede Adresse daran. Ziehen Sie mit Ihrer Seite zu einem anderen Anbieter um, nehmen Sie die Adressen mit. Ihre Kunden merken davon nichts.
Sie brauchen dafür nur zwei Dinge: eine eigene Domain und ein Postfach bei einem Anbieter. Wie Sie zu einer Domain kommen, erklärt die Seite Domain registrieren. Das Postfach steckt in fast jedem Webhosting-Tarif.
So kommt eine Mail bei Ihnen an
Wenn jemand Ihnen schreibt, schaut sein Mailserver im DNS Ihrer Domain nach, wohin die Mail soll. Diese Angabe steht im MX-Eintrag. Die Mail landet dann in Ihrem Postfach auf dem Server des Hosters. Von dort holen Ihre Geräte sie ab. Liegen Domain und Postfach beim selben Anbieter, ist alles schon richtig verbunden. Sonst müssen Sie den MX-Eintrag selbst setzen, wie auf der Seite DNS Einträge beschrieben.
Postfach im Hosting-Tarif oder eigener Maildienst?
Postfach im Webhosting-Tarif. Die einfachste Lösung. Postfächer, Weiterleitungen und Webmail sind im Kundenmenü eingerichtet, alles läuft über eine Rechnung. Für Privatleute, Vereine und kleine Betriebe reicht das fast immer. Achten Sie beim E-Mail Postfach im Webhosting auf drei Angaben: wie viele Postfächer enthalten sind, wie viel Speicher jedes hat und ob es eine Webmail-Oberfläche gibt, mit der Sie unterwegs im Browser lesen können.
Eigener Maildienst. Es gibt Anbieter, die sich nur auf E-Mail spezialisiert haben, oft mit Kalender, Kontakten und Teamfunktionen. Das lohnt sich für Firmen mit mehreren Mitarbeitern, die gemeinsame Kalender brauchen. Dann trennen Sie Webseite und Mail: Die Seite liegt beim Webhoster, die Mail beim Maildienst. Verbunden werden beide über den MX-Eintrag.
In beiden Fällen gilt: Für geschäftliche Mails ist ein Anbieter mit Standort in Deutschland oder der EU sinnvoll. Warum, steht auf der Seite Serverstandort Deutschland.
Postfach anlegen in fünf Schritten
- Adresse festlegen. Überlegen Sie, welche eigene E-Mail-Adresse Sie brauchen, oft sind es mehrere. Üblich sind info@ oder kontakt@ für allgemeine Anfragen und vorname@ für persönliche Post.
- Postfach im Kundenmenü anlegen. Wählen Sie den Namen und ein langes, einzigartiges Passwort. Dieses Passwort schützt alles, was je an diese Adresse geschickt wird.
- Weiterleitungen setzen. Brauchen Sie mehrere Adressen, aber nur ein Postfach, richten Sie Weiterleitungen ein. Dann landet Post an rechnung@ automatisch in Ihrem Hauptpostfach.
- Mailprogramm einrichten. Das erklärt der nächste Abschnitt.
- Testen. Schicken Sie von einem anderen Konto eine Mail an die neue Adresse und antworten Sie darauf. Kommt beides an, ist alles richtig.
IMAP oder POP3: die wichtigste Einstellung
Beim Einrichten im Mailprogramm fragt das Programm, wie es die Mails abrufen soll. Diese Frage entscheidet, ob Ihre Mails auf allen Geräten gleich aussehen.
Nehmen Sie IMAP. Damit bleiben alle Mails auf dem Server. Was Sie auf dem Handy lesen, ist auch auf dem Laptop gelesen. Geht ein Gerät kaputt, sind die Mails nicht weg. POP3 stammt aus einer Zeit, in der jeder nur einen Computer hatte. Es lädt die Mails herunter und löscht sie meist vom Server. Für die Frage IMAP oder POP3 gibt es deshalb heute fast nur eine Antwort.
Die Zugangsdaten für Ihre eigene E-Mail-Adresse nennt Ihr Hoster im Kundenmenü. Üblich sind diese Angaben:
- Posteingangsserver (IMAP): Port 993, Verschlüsselung SSL/TLS
- Postausgangsserver (SMTP): Port 465 mit SSL/TLS oder Port 587 mit STARTTLS
- Benutzername: meist die vollständige E-Mail-Adresse
Viele Mailprogramme finden diese Werte selbst, wenn Sie nur Adresse und Passwort eingeben. Klappt das nicht, tragen Sie sie von Hand ein.
Warum Ihre Mails im Spam landen und was hilft
Große Mailanbieter prüfen bei jeder Mail, ob der Absender echt ist. Fehlen die Nachweise, wird Ihre Mail aussortiert, auch wenn Sie nichts falsch gemacht haben. Seit 2024 verlangen etwa Gmail und Yahoo von allen Absendern mindestens einen dieser Nachweise, von Großversendern alle drei. Die Nachweise sind drei Einträge im DNS Ihrer Domain.
Stellen Sie sich einen Brief vor, den die Post nur zustellt, wenn sie sicher ist, dass er echt ist. SPF ist die Liste der Postämter, die Briefe in Ihrem Namen aufgeben dürfen. DKIM ist ein Siegel auf jedem Umschlag, das niemand fälschen kann. DMARC ist Ihre Anweisung an die Post, was mit Briefen ohne gültiges Siegel passieren soll: zustellen, in den Spam legen oder ablehnen.
So sehen die Einträge in der Praxis aus. Die Namen sind Beispiele, die echten Werte nennt Ihr Hoster:
- SPF als TXT-Eintrag für die Domain:
v=spf1 include:_spf.ihr-hoster.de ~all - DKIM als TXT-Eintrag unter einem Namen wie
default._domainkey. Der lange Schlüssel darin wird vom Hoster erzeugt, Sie kopieren ihn nur. - DMARC als TXT-Eintrag unter
_dmarc:v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@ihr-name.de. Mitp=nonebeobachten Sie erst einmal nur und bekommen Berichte an die angegebene Adresse. Läuft alles sauber, stellen Sie später aufp=quarantineum.
Bei vielen Hostern sind diese Einträge schon gesetzt, wenn Domain und Postfach bei ihm liegen. Fragen Sie nach, wenn Sie unsicher sind. Liegen Domain und Mail bei verschiedenen Anbietern, müssen Sie die Werte selbst eintragen.
Verschicken Sie außerdem immer über den Postausgangsserver Ihres Hosters. Wer Mails mit seiner eigenen Adresse über ein fremdes Freemail-Konto versendet, landet fast sicher im Spam.
Häufige Fragen zur eigenen E-Mail-Adresse
Kann ich meine alten Mails aus dem Freemail-Konto mitnehmen?
Ja. Richten Sie beide Konten per IMAP im selben Mailprogramm ein und ziehen Sie die Ordner vom alten ins neue Konto.
Brauche ich für jede Adresse ein eigenes Postfach?
Nein. Mit Weiterleitungen oder Aliasen landen mehrere Adressen in einem Postfach. Eigene Postfächer brauchen Sie, wenn verschiedene Personen mit eigenem Passwort lesen sollen.
Was passiert mit meinen Mails, wenn ich den Hoster wechsle?
Die Adressen bleiben, weil sie an der Domain hängen. Die Postfächer müssen Sie beim neuen Hoster neu anlegen und die alten Mails übertragen. Wie das geht, steht in der Anleitung Website umziehen.
Wie viel Speicher braucht ein Postfach?
Das hängt davon ab, wie viele Anhänge Sie bekommen und wie lange Sie Mails aufheben. Firmen müssen geschäftliche Mails oft mehrere Jahre aufbewahren. Planen Sie dafür großzügig oder archivieren Sie alte Mails regelmäßig. Welche Fristen gelten und was ein Betrieb sonst beim Hosting beachten sollte, steht unter Hosting für kleine Unternehmen.
Kann ich eine eigene E-Mail-Adresse auch ohne Webseite haben?
Ja. Sie brauchen nur die Domain und ein Postfach. Die Webseite können Sie später ergänzen.
Kleiner Aufwand, lange Wirkung
Eine eigene E-Mail-Adresse kostet wenig und bleibt, solange Sie die Domain behalten. Wählen Sie einen Tarif mit genug Postfächern, richten Sie die Geräte per IMAP ein und lassen Sie SPF, DKIM und DMARC prüfen. Welcher Tarif passt, finden Sie mit der Checkliste zur Wahl des Webhosters heraus.
Liegen Domain und Postfächer bei verschiedenen Anbietern, setzen Sie MX- und TXT-Einträge selbst. Wie die DNS-Tabelle aufgebaut ist, zeigt die nächste Seite an einem Beispiel.