Hosting für kleine Unternehmen: was eine Firmenseite wirklich braucht
Für Ihre Firma ist die Webseite oft der erste Eindruck. Kunden suchen dort Öffnungszeiten, Telefonnummer und Leistungen, und sie schreiben Ihnen an die Adresse, die dort steht. Fällt die Seite aus oder landen Ihre Antworten im Spam, merken Sie das erst, wenn Aufträge fehlen. Trotzdem wird das Hosting in vielen kleinen Betrieben nebenbei entschieden, oft vom günstigsten Angebot oder vom Bekannten, der „sich mit Computern auskennt“. Beim Hosting für kleine Unternehmen kommt es auf eine Handvoll Punkte an, und die können Sie auch ohne Technikwissen prüfen.
Auf einen Blick: Für die meisten kleinen Betriebe reicht ein solider Webhosting-Tarif. Es kommt auf fünf Dinge an: Domain auf die Firma, ein Postfach je Person, Backups außer Haus, ein AV-Vertrag und ein Support, den Sie erreichen. Am teuersten wird es, wenn die Domain auf eine Privatperson oder die Agentur läuft und diese nicht mehr greifbar ist.
Was eine Firmenseite anders macht als eine private Homepage
Technisch sind beide gleich. Eine Firmenseite liegt auf demselben Webspace wie eine private Homepage. Der Unterschied liegt in den Folgen. Ist eine private Seite einen Tag offline, ärgert sich der Betreiber. Ist eine Firmenseite offline, ruft ein Kunde bei der Konkurrenz an. Gehen private Mails verloren, ist das ärgerlich. Gehen Anfragen oder Rechnungen verloren, kostet das Geld.
Dazu kommen Pflichten. Eine Firma muss ein Impressum haben, eine Datenschutzerklärung und einen Vertrag mit dem Hoster über die Verarbeitung von Daten. Und sie braucht ordentliche Rechnungen für die Buchhaltung.
Hosting für kleine Unternehmen: die fünf Bausteine im Einzelnen
1. Die Domain gehört der Firma
Achten Sie darauf, dass die Firma als Inhaber der Domain eingetragen ist, nicht ein Mitarbeiter, der Webdesigner oder die Agentur. Sonst gehört Ihre Adresse rechtlich jemand anderem. Wie Sie das bei der Bestellung richtig machen, erklärt die Seite Domain registrieren.
2. Die Webseite ist schnell und erreichbar
Für eine typische Firmenseite mit einigen Unterseiten, Bildern und einem Kontaktformular reicht ein solider Webhosting-Tarif. Das ist fast immer Shared Hosting. Einen eigenen Server brauchen Sie erst bei einem großen Shop oder einer Anwendung mit vielen gleichzeitigen Nutzern.
3. E-Mail für jede Person
Jeder Mitarbeiter, der nach außen schreibt, sollte ein eigenes Postfach mit Ihrer Domain haben. Dazu kommen Sammeladressen wie info@ oder rechnung@. Zählen Sie vor der Bestellung, wie viele Postfächer Sie brauchen, und rechnen Sie Wachstum ein. Wie Sie Postfächer einrichten und warum Mails im Spam landen, steht auf der Seite zur eigenen E-Mail-Adresse.
Denken Sie auch an die Aufbewahrung. Geschäftliche Mails, die als Handels- oder Geschäftsbriefe gelten, müssen Sie sechs Jahre aufheben, Mails mit Rechnungen als Buchungsbeleg acht Jahre. Ein Postfach beim Hoster ist dafür kein Archiv, denn was dort gelöscht wird, ist weg. Ob Sie eine eigene Archivlösung brauchen, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.
4. Sicherheit: Verschlüsselung und Backups
Ein SSL-Zertifikat für die verschlüsselte Übertragung gehört heute in jeden Tarif, meist kostenlos. Öfter vergessen werden Backups. Klären Sie, wie oft der Hoster sichert, wie weit die Sicherungen zurückreichen und ob Sie selbst zurückspielen können. Mehr dazu im Ratgeber Website Backup.
5. Recht und Vertrag
Schließen Sie mit dem Hoster einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung ab, kurz AV-Vertrag. Das klingt nach Anwalt, ist aber meist ein Standardvertrag, den seriöse Hoster im Kundenmenü zum Abschließen per Klick anbieten. Den Vertrag verlangt Artikel 28 der DSGVO, sobald der Hoster personenbezogene Daten für Sie verarbeitet, und das tut er bei jeder Webseite. Ein Standort in Deutschland oder der EU macht den Datenschutz einfacher. Die Hintergründe stehen auf der Seite Serverstandort Deutschland. Achten Sie außerdem auf Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer und auf eine Vertragslaufzeit, die zu Ihnen passt.
Verfügbarkeit: was die Prozentzahl wirklich bedeutet
Viele Anbieter werben mit einer Verfügbarkeit, etwa 99,9 Prozent. Das klingt nach fast immer. Rechnet man es auf ein Jahr um, wird der Unterschied zwischen den Zahlen deutlich.
Für eine kleine Firmenseite ist eine zugesagte Verfügbarkeit von 99,9 Prozent ein vernünftiger Wert. Mehr als die Zahl verrät, was passiert, wenn sie nicht erreicht wird. Steht im Vertrag eine Gutschrift, oder ist die Zahl nur Werbung? Und zählen geplante Wartungen mit?
Support: der unterschätzte Teil des Vertrags
Wenn die Seite am Montagmorgen nicht lädt, hilft Ihnen die schönste Leistungsbeschreibung nichts. Dann zählt, wie schnell Sie jemanden erreichen, der das Problem versteht. Prüfen Sie vor der Bestellung:
- Gibt es eine Telefonnummer, die nicht pro Minute kostet?
- Zu welchen Zeiten ist der Support erreichbar?
- Antwortet er auf eine Testanfrage innerhalb eines Arbeitstages?
- Spricht er Ihre Sprache?
Gerade beim Hosting für kleine Unternehmen ist der Support oft wichtiger als ein paar Gigabyte mehr Speicher. Weitere Prüffragen zu Preis und Vertrag stehen in der Checkliste zur Wahl des Webhosters.
Wer sich im Betrieb um die Webseite kümmert
Zum Hosting für kleine Unternehmen gehört auch die Frage, wer sich kümmert. In vielen kleinen Firmen fühlt sich niemand richtig zuständig, bis etwas kaputt ist. Legen Sie deshalb eine Person fest, die verantwortlich ist, und eine zweite, die sie vertritt. Beide wissen, wo die Zugangsdaten liegen, und beide bekommen die Mails des Hosters. Drei Dinge nehmen dieser Person viel Arbeit ab:
- Eine Ausfall-Meldung. Ein Überwachungsdienst ruft Ihre Seite alle paar Minuten auf und schickt eine Mail oder Nachricht, wenn sie nicht antwortet. Manche Hoster bieten das an, daneben gibt es kostenlose Dienste wie UptimeRobot. So erfahren Sie vom Ausfall, bevor ein Kunde anruft.
- Eine Testkopie für Updates. Viele Tarife bieten eine Staging-Funktion, also eine Kopie der Seite, auf der Updates zuerst laufen. Klappt dort alles, wird die Änderung übernommen. Das verhindert die weiße Seite am Montagmorgen.
- Eine Zugangsmappe. Ein Passwortmanager oder ein verschlossener Umschlag mit Kundennummer, Zugangsdaten und Support-Telefonnummer. Fällt die zuständige Person aus, kann die Vertretung sofort handeln.
Wenn eine Agentur Ihre Seite betreut
Viele kleine Firmen lassen die Seite von einer Agentur bauen, die auch das Hosting übernimmt. Das ist bequem, hat aber eine Schattenseite: Wenn die Zusammenarbeit endet, müssen Sie an Ihre Daten kommen. Und manchmal endet sie nicht freiwillig, etwa wenn der Webdesigner aufhört oder nicht mehr erreichbar ist.
Läuft das Hosting für kleine Unternehmen über eine Agentur, halten Sie deshalb schon im Angebot fest, was die Agentur Ihnen übergibt, spätestens bei Vertragsende. Die folgende Liste können Sie so in den Auftrag übernehmen.
Am besten läuft das Hosting-Konto von Anfang an auf Ihre Firma, und die Agentur bekommt dort nur einen eigenen Zugang. Dann müssen Sie bei einem Wechsel gar nichts zurückholen. Sie entziehen der Agentur einfach den Zugang.
Wo kleine Betriebe draufzahlen
Domain auf eine Privatperson. Der Mitarbeiter verlässt die Firma, die Domain bleibt bei ihm.
Ein Postfach für alle. Alle teilen sich ein Passwort, niemand weiß, wer was beantwortet hat.
Kein Backup außer Haus. Der Hoster hat ein Problem, und die einzige Kopie liegt bei ihm.
Billigtarif ohne Support. Gespart werden ein paar Euro im Monat, verloren geht ein Arbeitstag.
Kein AV-Vertrag. Bei einer Prüfung durch die Datenschutzbehörde fehlt das wichtigste Papier.
Häufige Fragen zum Hosting für kleine Unternehmen
Reicht ein normaler Webhosting-Tarif für meine Firma?
Für die meisten kleinen Betriebe ja. Wählen Sie einen Tarif mit genug Postfächern, automatischen Backups und erreichbarem Support.
Was ist Business Webhosting?
So nennen manche Anbieter Tarife mit mehr Postfächern, mehr Leistung oder besserem Support. Prüfen Sie, was konkret enthalten ist. Der Name allein sagt wenig.
Soll ich einen Homepagebaukasten nehmen?
Wenn Sie wenige Seiten brauchen und selbst pflegen wollen, kann ein Homepagebaukasten reichen. Achten Sie darauf, dass Sie eine eigene Domain und eigene Postfächer bekommen.
Kann ich später einfach wechseln?
Ja, wenn Domain und Zugangsdaten bei Ihnen liegen. Dateien, Datenbank, Postfächer und Domain ziehen dann zum neuen Anbieter um.
Gut aufgestellt ab dem ersten Tag
Gutes Hosting für kleine Unternehmen ist keine Frage des teuersten Tarifs. Es ist eine Frage der richtigen Bausteine: Domain auf die Firma, eigene Postfächer, Backups außer Haus, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung und ein Support, der sich meldet. Wer diese Punkte vor der Bestellung prüft, hat später Ruhe.
Der Baustein, der im Alltag am meisten Ärger macht, ist die E-Mail: Postfächer für jede Person, Mails, die nicht im Spam landen, und der Zugriff vom Handy.