Vereinswebseite erstellen und hosten: so bleibt sie in Vereinshand
Vor Jahren hat ein engagiertes Mitglied die Vereinswebseite gebaut. Dann ist es weggezogen, und seitdem weiß niemand mehr, wo die Seite liegt, wie das Passwort lautet und auf wen die Domain läuft. Die Termine von 2019 stehen noch online, und neue Mitglieder finden den Verein nicht. So geht es vielen Vereinen. Das Problem ist selten die Technik. Es ist die Frage, wem was gehört und wer sich kümmert. Eine Vereinswebseite muss deshalb von Anfang an so gebaut sein, dass sie den nächsten Vorstandswechsel übersteht.
Das Wichtigste zuerst: Lassen Sie die Domain auf den Verein eintragen, melden Sie das Hosting-Konto mit einer Vereinsadresse an und geben Sie die Zugänge zwei Personen. Ein kleiner Webhosting-Tarif reicht. Fotos von Mitgliedern, besonders von Kindern, kommen nur mit schriftlicher Einwilligung auf die Seite.
Warum eine Vereinswebseite andere Regeln braucht
Eine Firma hat feste Mitarbeiter, eine Privatperson kümmert sich um ihre eigene Seite. Im Verein wechseln die Zuständigen. Der Schriftführer von heute ist in drei Jahren vielleicht nicht mehr im Amt. Deshalb muss die Seite so eingerichtet sein, dass sie nicht an einer einzelnen Person hängt.
Dazu kommt das Geld. Die meisten Vereine haben ein kleines Budget, und jeder Euro muss vor der Kasse begründet werden. Für eine Vereinswebseite reicht aber ein kleiner Tarif fast immer.
Erst die Zugänge, dann die Seite
Bevor Sie über Design und Inhalte nachdenken, klären Sie diese drei Punkte. Sie kosten bei der Einrichtung zehn Minuten und ersparen später Monate.
Die Domain läuft auf den Verein. Tragen Sie bei der Bestellung den Verein als Inhaber ein, mit Vereinsanschrift. Nicht das Mitglied, das die Seite baut. Wie das geht, erklärt die Seite Domain registrieren.
Das Kundenkonto hängt an einer Vereinsadresse. Melden Sie das Konto beim Hoster mit einer Adresse wie vorstand@ oder webseite@ an, die auf das Vereinspostfach geht. Bezahlen Sie vom Vereinskonto, nicht privat.
Zwei Personen kennen die Zugänge. Halten Sie Zugangsdaten schriftlich fest und hinterlegen Sie sie beim Vorstand. Bei einem Wechsel im Amt werden sie mit übergeben wie der Kassenschlüssel.
Welches Hosting für den Verein reicht
Eine typische Vereinswebseite hat einige Unterseiten, Termine, Fotos und ein Kontaktformular. Dafür reicht ein kleiner Webhosting-Tarif. Achten Sie beim Webhosting für Vereine auf diese Punkte:
- eine Domain inklusive, damit die Adresse dem Verein gehört
- einige Postfächer für Vorstand, Kasse und allgemeine Anfragen
- ein kostenloses SSL-Zertifikat
- automatische Backups
- ein Standort in Deutschland oder der EU und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung
- ein Preis, der auch nach dem ersten Jahr ins Budget passt
Kostenlose Angebote sind für Vereine verlockend, bringen aber oft Werbung auf der Seite und eine Adresse, die dem Anbieter gehört. Warum das ein Problem ist, steht unter kostenloses Webhosting.
Baukasten oder WordPress für den Verein?
Fragen Sie zuerst: Wer pflegt die Seite in fünf Jahren? Wenn Sie nicht sicher sind, dass sich jemand um Updates kümmert, ist ein Homepagebaukasten oft die bessere Wahl. Er ist leichter zu bedienen und kann auch an ein Mitglied übergeben werden, das sich mit Technik nicht auskennt.
WordPress lohnt sich, wenn Sie viele Berichte veröffentlichen, mehrere Mitglieder Beiträge schreiben sollen oder Sie besondere Funktionen wie eine Terminverwaltung brauchen.
Wer auf der Seite was darf
Sobald mehr als eine Person Inhalte einstellt, kommt die Frage nach den Rechten. Geben Sie nicht allen dasselbe Administrator-Passwort. Dann weiß niemand, wer etwas geändert hat, und wer den Verein verlässt, behält den vollen Zugang. Besser bekommt jede Person einen eigenen Zugang mit genau den Rechten, die sie braucht.
WordPress bringt solche Rollen schon mit. Ein Administrator darf alles, auch Plugins installieren und neue Zugänge anlegen. Ein Redakteur bearbeitet alle Beiträge und Seiten, kommt aber nicht an die Technik. Ein Autor schreibt und veröffentlicht nur eigene Berichte. Ein Mitarbeiter darf Berichte schreiben, die jemand anderes vor der Veröffentlichung freigibt. Das passt gut für Jugendliche oder neue Helfer. Bei einem Baukasten prüfen Sie vorher, ob der Tarif mehrere Zugänge erlaubt.
Verlässt jemand das Amt, löschen Sie seinen Zugang oder stufen ihn herunter. Seine Beiträge bleiben dabei erhalten, wenn Sie sie einer anderen Person zuweisen.
Was auf eine Vereinswebseite gehört
Besucher kommen meist mit einer von drei Fragen: Wann ist das nächste Training? Wie kann ich mitmachen? Wen rufe ich an? Beantworten Sie diese drei Fragen auf der Startseite, und Ihre Seite erfüllt ihren Zweck.
Halten Sie die Termine aktuell. Eine Seite mit alten Terminen wirkt, als gäbe es den Verein nicht mehr. Bei WordPress hilft ein Kalender-Plugin wie The Events Calendar: Termine werden einmal eingetragen und erscheinen geordnet in einer Liste, die vergangene Termine nicht mehr zeigt. Wenn Sie keine Zeit für regelmäßige Neuigkeiten haben, lassen Sie den Bereich lieber weg.
Datenschutz im Verein
Auch Vereine müssen die DSGVO beachten, egal wie klein sie sind. Auf einer Vereinswebseite geht es vor allem um fünf Punkte. Die Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung. Viele Landessportbünde und Dachverbände bieten aber Mustertexte und Vorlagen für ihre Mitglieder an.
Fotos von Mitgliedern. Veröffentlichen Sie Fotos, auf denen Personen gut erkennbar sind, nur mit deren Einwilligung. Halten Sie die Einwilligung schriftlich fest. Sie kann jederzeit widerrufen werden, dann nehmen Sie das Foto zeitnah von der Seite. Viele Vereine fragen die Einwilligung gleich im Aufnahmeantrag ab, mit einem eigenen Kästchen zum Ankreuzen. Rechtsgrundlage ist dann Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a der DSGVO. Das ältere Kunsturhebergesetz erlaubt zwar Bilder von Versammlungen und Veranstaltungen auch ohne Einwilligung, wie weit es neben der DSGVO noch gilt, ist aber umstritten. Mit einer Einwilligung sind Sie auf der sicheren Seite.
Fotos von Kindern und Jugendlichen. Hier brauchen Sie die Einwilligung der Eltern. Bei Jugendlichen holen viele Vereine zusätzlich deren eigene Zustimmung ein. Schreiben Sie unter Kinderfotos keine vollen Namen, und verzichten Sie auf Bilder in Badekleidung oder in Umkleiden. Eine Mannschaft von hinten oder aus der Ferne erzählt oft genauso viel.
Mitgliederlisten und Geburtstage. Listen mit Namen, Anschriften oder Geburtstagen gehören nicht auf die öffentliche Seite, auch nicht als „versteckter“ Link. Ein Bereich mit Passwort ist für Protokolle in Ordnung, die Mitgliederdaten selbst liegen besser in der Mitgliederverwaltung als auf dem Webspace. Glückwünsche auf der Startseite nur mit Zustimmung der Person.
Namen und Kontaktdaten. Nennen Sie Vorstandsmitglieder mit deren Einverständnis. Private Telefonnummern gehören nicht auf die Seite, wenn es eine Vereinsnummer gibt. Spielberichte mit Namen sind üblich. Weisen Sie im Aufnahmeantrag darauf hin.
Impressum und Datenschutzerklärung. Beide gehören auf jede Vereinsseite. Im Impressum stehen der Verein, die vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder und das Vereinsregister. Die Datenschutzerklärung nennt, welche Daten die Seite erhebt, etwa über das Kontaktformular, und wer sie verarbeitet. Was hineingehört, regelt Artikel 13 der DSGVO.
Auch der Speicherort zählt. Mit dem Hoster schließt der Verein einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 der DSGVO. Mehr dazu auf der Seite Serverstandort Deutschland.
Häufige Fragen zur Vereinswebseite
Was kostet eine Vereinswebseite im Jahr?
Ein kleiner Webhosting-Tarif mit Domain reicht für die meisten Vereine. Vergleichen Sie die Preise ab dem zweiten Jahr, damit es keine Überraschung in der Kasse gibt.
Kann der Verein die Kosten absetzen?
Das hängt von der steuerlichen Lage Ihres Vereins ab. Fragen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater oder Ihren Dachverband.
Wie übergebe ich die Seite an den neuen Vorstand?
Mit der Zugangsmappe: Kundenkonto, Domain, Postfächer und Zugang zur Seite selbst. Ändern Sie danach die Passwörter, und tragen Sie im Kundenkonto die neue Ansprechperson ein.
Was mache ich, wenn die Domain auf ein ehemaliges Mitglied läuft?
Sprechen Sie die Person an und bitten Sie, die Domain auf den Verein zu übertragen. Sie bleibt dann Ihre Adresse, nur der Inhaber ändert sich. Der Ablauf bei einem Anbieterwechsel steht unter Domain umziehen.
Eine Seite, die bleibt
Eine gute Vereinswebseite braucht kein großes Budget. Sie braucht eine Domain auf den Verein, Zugänge, die nicht an einer Person hängen, und aktuelle Termine. Fangen Sie mit diesen Punkten an, dann kann jedes Mitglied die Seite später weiterführen. Beim Vergleich der Tarife hilft die Checkliste zur Wahl des Webhosters.
Offen ist dann meist nur noch die Frage, womit die Seite gebaut wird. Die Antwort hängt davon ab, wer sie in fünf Jahren pflegt.